REKISTERISELOSTE

                                                                                                            Henkilötietolaki (523/99) 10 §

                                                                                                            Laatimispvm: 1.10.2004

 

 

 

Rekisterinpitäjä

 

 

Lahden Suunnistajat -37 ry (LS-37)

 

Käyntiosoite: Urheilukeskus, 15110 Lahti

 

Postiosoite: PL 178, 15111 Lahti, puh. (03) 816 8730, sähköposti toimisto@ls37.fi

 

 

Rekisterin nimi

 

Jäsenrekisteri

 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

 

-          jäsennumeron antaminen

-          jäsenen perustietojen kerääminen

-          jäsensuhteen hoito

-          tietojen luovuttaminen

 

Rekisterin ylläpito perustuu yhdistys- (11 §) ja henkilötietolakiin.

 

 

Rekisterin tietosisältö

 

 

 

-          jäsennumero

-          henkilön nimi

-          sukupuoli

-          syntymäaika tai -vuosi

-          henkilötunnus nuorilta vakuutusta varten (HetiL 13 §)

-          jäsenluokka

-          suostumus tietojen luovutukseen

-          lisenssi- ja emitnumero

-          erikoistehtävä

-          liittymis- ja muutosaika

-          puhelinnumero ja gsm

-          osoitekoodi ja -tiedot

-          ratamestariluokka ja voimassaoloaika

-          valmentaja-/ohjaajakoulutus ja luokitus

-          kunniamerkit

-          sähköpostiosoite

-          muuta, esim. äidin nimi  

-          jäsenmaksun suoritus

 

Jokaisella on oikeus saada tarkastaa mitä tietoja hänestä on jäsenrekisterissä tai ettei järjestelmässä ole häntä koskevia tietoja (HetiL 27 §). Tarkastusoikeuttaan käyttävän on todistettava henkilöllisyytensä.

 

Henkilötietolain mukaisesti tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa.

 

 

Säännönmukaiset tietolähteet

 

-          pääasiassa henkilöltä itseltään tunniste- ja perustiedot sekä muutokset ja korjaukset (HetiL 29§) kirjallisesti tai sähköisesti

-          Suomen Suunnistusliitolta tiedot lisenssinumeroista

 

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

 

 

 

-          Suomen Suunnistusliitolle vakuutusta ja tilastointia varten

o   nimi, syntymäaika (sotu), emitnumero, osoitetiedot paperitulosteena tai sähköpostilla

-          kilpailujenjärjestäjille Suomessa ja ulkomailla kilpailuilmoittautumista varten  

o   sarja, lisenssinumero, nimi, seura, emitnumero, syntymä-

vuosi paperitulosteena tai sähköpostilla

-          yhteistyökumppaneille suoramarkkinointia varten

o   nimi- ja osoitetiedot tarratulosteena

 

 

Tietojen luovutus perustuu henkilön antamaan kirjalliseen suostumukseen (HetiL 3§ 7-k).

 

-          kaikilla yhdistyksen jäsenillä on oikeus tutustua varsinaiseen jäsenluetteloon (yhdistyslaki 11 §, 2 mom.)

o   nimi ja kotipaikka

 

Tietoja voidaan luovuttaa myös sähköisessä muodossa. Luovutuksesta säädetään henkilötietolaissa (HetiL 8 §).

 

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

 

A. Manuaalinen aineisto

 

Aineiston säilytys tapahtuu toimistossa ja erillisissä arkistotiloissa. Arkistoon on pääsy vain henkilökunnalla.

 

B. ATK:lle talletetut tiedot

 

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttumiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu kulunvalvontaan, käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen.

 

Tietojen katselu- ja muuttamisoikeudet on rajattu käyttäjätunnuksilla.

 

Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja fyysisillä turvamenettelyillä.